Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber

(Bewerbungsverfahren sowie Aufnahme in einen Talentpool)

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, wie die engomo GmbH Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Bewerbungsverfahren verarbeitet. Dies umfasst auch die optionale Aufnahme in einen Talentpool, sofern Sie hierfür gesondert einwilligen. Weitere allgemeine Informationen zum Datenschutz in unserem Unternehmen finden Sie unter: https://engomo.com/de/datenschutz

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

engomo GmbH
Marktstraße 52
72458 Albstadt,
Deutschland

Tel.: +49 7431 935313-0
E-Mail: info@engomo.com
Website: https://engomo.com

Externer Datenschutzbeauftragter
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

E-Mail: datenschutz-engomo@exacon-gmbh.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Informationen zur Datenverarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, um Bewerbungsverfahren durchzuführen und über die Besetzung offener Stellen zu entscheiden. Dies umfasst insbesondere die Prüfung der fachlichen Eignung, Befähigung und Leistung sowie die Organisation und Dokumentation des Auswahlverfahrens. Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Unterlagen und Angaben, um:

Ihre Bewerbung entgegenzunehmen und zu verwalten,
Ihre Qualifikation und Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu prüfen,
mit Ihnen Kontakt aufzunehmen (z. B. Rückfragen, Einladung zu Gesprächen),
Auswahlentscheidungen zu treffen und zu dokumentieren.
ggf. gesetzlich oder organisatorisch vorgesehene interne Stellen einzubinden (z. B. Fachabteilung, HR, Geschäftsführung, ggf. Betriebsrat, sofern eingerichtet und beteiligt)

Optional: Aufnahme in einen Talentpool

Sofern Sie der Aufnahme in einen Talentpool gesondert zustimmen, verarbeiten wir Ihre Daten zudem, um Sie bei zukünftigen, zu Ihrem Profil passenden Stellenausschreibungen berücksichtigen und kontaktieren zu können.

Datenkategorien:

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Stammdaten: Name; Anschrift; Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse); ggf. Geburtsdatum
Kommunikationsdaten: Schriftwechsel im Rahmen des Bewerbungsverfahrens; Gesprächsnotizen aus Telefon- oder Videogesprächen sowie Vorstellungsgesprächen
Bewerbungs- und Qualifikationsdaten: Angaben aus Lebenslauf, Anschreiben und beigefügten Unterlagen (z. B. Ausbildung, beruflicher Werdegang, Zeugnisse, Qualifikationen, Referenzen).
Optionale Angaben: z. B. Foto, Interessen, Angaben zu beruflichen Profilen (LinkedIn/XING) oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihren Unterlagen mitteilen.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Soweit von Ihnen freiwillig mitgeteilt (z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zur Schwerbehinderung, Religionszugehörigkeit)
Daten aus dem Bewerbungsverfahren selbst: Interne Bewertungs- und Entscheidungsnotizen, Gesprächsprotokolle, Kommunikationsdaten sowie Dokumentationen gesetzlich vorgeschriebener Beteiligungen (z. B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung).
Technische Daten bei Nutzung des Bewerbungsportals: Upload- und Systemprotokolle, (z.B. Datum und Uhrzeit des Bewerbungseingangs; ggf. IP-Adresse, Logdaten)
Sofern Sie in die Aufnahme in einen Talentpool einwilligen, verarbeiten wir die im Bewerbungsverfahren erhobenen Daten darüber hinaus, um Sie bei zukünftigen Stellenbesetzungen berücksichtigen und kontaktieren zu können.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Auswahlverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Sofern Sie im Zuge Ihrer Bewerbung Angaben nach Art. 9 DSGVO machen (besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zu einer Schwerbehinderung oder biometrische Daten), erfolgt die Verarbeitung dieser Informationen auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, soweit die Verarbeitung zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist.
Soweit im Einzelfall gesetzliche Verpflichtungen bestehen (z. B. aus dem Arbeitsrecht, Sozialrecht oder aus Gründen der Nachweis- und Dokumentationspflicht), erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage von: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung)
In Einzelfällen kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) erfolgen, insbesondere zur internen Organisation und Dokumentation des Bewerbungsverfahrens, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Dabei werden die berechtigten Interessen des Unternehmens stets gegen die Interessen und Grundrechte der betroffenen Person abgewogen.
Sofern Sie freiwillig in die Aufnahme in einen Talentpool einwilligen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zusätzlich auf Grundlage von: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen. Dies sind insbesondere:

die Personalabteilung / HR-Abteilung,
die jeweils zuständigen Fachabteilungen,
die Geschäftsführung.

Empfänger der Daten können Auftragsverarbeiter sein wie z.B. Anbieter von Bewerbungsportalen, CRM-Systemen oder Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement- Tools. Regelmäßige Empfänger der Daten sind die folgenden Auftragsverarbeiter:

Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Deutschland

Typeform, S.L.
Can Rabia, 3 -5, 4th floor,
Barcelona, Cataluña, Spain

Sofern wir externe Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z. B. Anbieter von Bewerbermanagementsystemen, IT-Dienstleister, Hosting-Provider), erfolgt dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. V 1.0 | 19.12.2025 2 von 4 Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und unter Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zu verarbeiten.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt darüber hinaus nur, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht, dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, insbesondere im Zusammenhang mit der Nutzung von IT-Systemen, Cloud-Diensten oder konzernweiten Anwendungen. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Das bedeutet, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das betreffende Land besteht (z. B. für das Vereinigte Königreich, die Schweiz oder Kanada), oder durch den Abschluss von EUStandardvertragsklauseln und ggf. ergänzenden Schutzmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt wird.

Speicherdauer:

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über die Besetzung einer Stelle erforderlich ist.

Erfolgreiche Bewerbung: Sofern es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, werden die im Bewerbungsverfahren erhobenen personenbezogenen Daten in die Personalakte überführt und entsprechend den für Beschäftigtendaten geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterverarbeitet.
Abgelehnte Bewerbungen: Sofern es nicht zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, werden die personenbezogenen Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Die Aufbewahrung für diesen Zeitraum erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere zur Dokumentation des Auswahlverfahrens und zur Verteidigung gegen mögliche rechtliche Ansprüche (z. B. Nachweispflichten im Rahmen des AGG).
Talentpool: Sofern Sie in die Aufnahme in einen Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Die Daten werden in diesem Fall für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine erneute Einwilligung erfolgt oder Sie Ihre Einwilligung nicht zuvor widerrufen.

Unabhängig von den genannten Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald:

der Zweck der Verarbeitung entfällt,
eine erteilte Einwilligung widerrufen wird oder
gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung nicht entgegenstehen.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie ist jedoch erforderlich, um Ihre Bewerbung prüfen und das Bewerbungsverfahren durchführen zu können. Sofern Sie die für das Bewerbungsverfahren erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, kann Ihre Bewerbung nicht oder nicht vollständig berücksichtigt werden.

Die Angabe freiwilliger Informationen (z. B. zusätzliche Anlagen oder weiterführende persönliche Angaben) ist nicht erforderlich und hat keinen Einfluss auf das Auswahlverfahren.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für eine Aufnahme in einen Talentpool erfolgt freiwillig. Eine Nichterteilung oder ein späterer Widerruf der Einwilligung hat keine Auswirkungen auf das laufende Bewerbungsverfahren.

Automatisierte Entscheidungsfindung:

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht statt. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Ihre Betroffenenrechte

Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und sonstiger Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz wenden Sie sich bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten. Als Betroffener i.S.d. DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15